Samtaka ferðaþjónustunnar
Stjórn Samtaka ferðaþjónustunnar (SAF) er kosin á aðalfundi félagsins ár hvert. Stjórn skal starfa í samræmi við leiðbeiningar um stjórnarhætti fyrirtækja, útgefnum af Viðskiptaráði Íslands og Samtökum atvinnulífsins, eftir því sem við á og kveðið er nánar á um í starfsreglum þessum.
Markmið reglna þessara er að tryggja jafnræði við meðferð mála, vandaða og óháða málsmeðferð og koma í veg fyrir hagsmunaárekstra í starfsemi félagsins.
Stjórnin fer með æðsta vald í málefnum félagsins á milli aðalfunda. Hlutverk stjórnar er að móta stefnu og megináherslur félagsins í samræmi við stefnumörkun og ákvarðanir aðalfundar. Stjórn ber ábyrgð á fjárreiðum félagsins og starfsemi gagnvart aðalfundi. Seta í stjórn SAF er ólaunuð.
Stjórn skal á fundum fjalla um ákvarðanir varðandi stefnumótun félagsins. Framkvæmdastjóri annast daglegan rekstur í samræmi við stefnu stjórnar. Stjórnin skal almennt funda einu sinni í mánuði, en þó eigi sjaldnar en ársfjórðungslega. Stjórn heldur vinnufundi eftir því sem þörf er á þar sem tekin eru fyrir málefni sem þarfnast sérstakrar athygli og eða stefnumörkunar.
Að loknum aðalfundi setur stjórn sér fundaáætlun fyrir komandi ár. Heimilt er að halda fundi stjórnar í gegnum síma eða með gagnaflutningi.
Formaður eða framkvæmdastjóri, í umboði formanns, boðar til fundar með minnst viku fyrirvara. Ef sérstakar ástæður eru fyrir hendi er þó heimilt að boða stjórnarfund með skemmri fyrirvara. Formanni er skylt að boða til stjórnarfundar innan viku ef fimm eða fleiri stjórnarmenn æskja þess. Sinni formaður ekki slíkri beiðni innan hins tilgreinda frests er stjórnarmönnum þeim sem óskuðu eftir stjórnarfundi heimilt að boða til fundarins með eins sólarhrings fyrirvara.
Fundaboðun einstakra funda þar sem fram kemur fyrirhuguð dagskrá fundar og málsgögn einstakra liða skal birt á rafrænu vinnusvæði stjórnar (með tölvupósti þar til rafræn gátt stjórnar verður tilbúin) 2 virkum dögum fyrir boðaðan stjórnarfund. Stjórnarmenn skulu snúa sér til formanns/framkvæmdastjóra með óskir um að mál verði tekin á dagskrá stjórnarfunda.
Stjórnarfundir eru lögmætir ef mættur er meirihluti stjórnarmanna. Formaður, og í fjarveru hans varaformaður stýrir fundum. Afl atkvæða ræður úrslitum í stjórn en falli atkvæði jöfn ræður atkvæði formanns.
Framkvæmdastjóri skal rita fundargerð eða annar í hans stað eftir því sem þörf krefur og stjórn samþykktir. Skulu bókanir vera skýrar og skal sérstaklega bóka allar samþykktir, ákvarðanir og ályktanir stjórnarinnar. Í fundargerð skal skrá eftirfarandi:
Stjórnarmaður sem ekki er sammála ákvörðun stjórnar á rétt á að fá sérálit sitt skráð í fundargerð sem bókun. Fundargerðin skal, nema annað sé ákveðið, send til stjórnarmanna innan fjögurra virkra daga frá því að fundi lauk. Fundargerð er lögð fram til samþykktar á næsta stjórnarfundi. Frumrit fundargerðar skulu varðveittar í húsakynnum félagsins og skulu þær vera aðgengilegar fyrir stjórnarmenn og endurskoðendur félagsins.
Stjórnarmaður er eingöngu bundinn af sannfæringu sinni, en ekki fyrirmælum þeirra sem hafa kosið hann. Mikilvægt er að stjórn komi sameinuð fram og tali sem einn maður fyrir þeim ákvörðunum sem teknar hafa verið á stjórnarfundi.
Stjórnarmenn hafa kynnt sér sérstaklega leiðbeiningar fyrir fundi á vegum SAF og heita að starfa eftir þeim.
Stjórnarmenn skulu jafnframt fylgja leiðbeinandi reglum Samtaka atvinnulífsins og aðildarfélaga þeirra til að tryggja að samkeppnislögum sé fylgt í hvívetna.
Stjórnarmenn eru bundnir þagnarskyldu um allt það, sem þeir fá vitneskju um í störfum sínum fyrir félagið og leynt á að fara samkvæmt lögum eða eðli máls. Þagnarskyldan helst þótt látið sé af stjórnarstarfi. Stjórnarmönnum ber að varðveita þau gögn sem þeim er úthlutað þannig að aðgengi óviðkomandi aðila að gögnunum sé útilokað.
Það er réttur stjórnarmanna að sitja alla stjórnarfundi félagsins.
Á stjórnarmann er lögð sú skylda að honum ber að víkja sæti við meðferð og afgreiðslu máls þegar það varðar hann eða nána venslamenn hans svo sérstaklega að almennt má ætla að viljaafstaða hans mótist að einhverju leyti þar af.
Stjórnarmenn eru ekki vanhæfir þegar verið er að velja fulltrúa til trúnaðarstarfa á vegum félagsins eða ákveða þóknun fyrir slík störf.
Stjórnarmanni sem telur hæfi sitt orka tvímælis ber að vekja athygli á því. Honum er heimilt við meðferð máls sem hann er vanhæfur að afgreiða að gera stuttlega grein fyrir afstöðu sinni. Stjórn sker umræðulaust úr um hvort mál er svo vaxið að einhver stjórnarmanna sé vanhæfur. Stjórnarmaður sem hlut á að máli má taka þátt í atkvæðagreiðslu um hæfi sitt. Stjórnarmaður sem vanhæfur er við úrlausn máls skal yfirgefa fundarsal stjórnar við meðferð og afgreiðslu þess.
Stjórn ákveður hvort og hvenær aðrir starfsmenn félagsins sitja stjórnarfundi. Formaður getur ákveðið að bjóða utanaðkomandi aðilum á stjórnarfundi til að kynna ákveðin mál er varða starfsemi félagsins eða aðila tengdum starfsemi þess. Seta slíkra aðila skal afmörkuð við þau tilteknu mál.
Stjórn tekur ákvörðun um setu stjórnarmanna í nefndum, ráðum og stjórnum þar sem félagið hefur fulltrúa. Við slíka ákvörðun skal fjallað um ástæður þess að stjórnarmaðurinn taki slíkt sæti og áhrif stjórnarsetunnar á hlutverk viðkomandi stjórnarmanns í stjórn félagsins.
Í skýrslu stjórnar fyrir aðalfund skal koma fram yfirlit um starfsemi félagsins á starfstímabilinu, svo og upplýsingar um atriði sem mikilvæg eru við mat á fjárhagsstöðu þess.
Nýskipuð stjórn skiptir með sér verkum, og skipar úr sínum hópi fóstra fyrir fagnefndir.
Formaður er málsvari stjórnar og kemur fram fyrir hennar hönd varðandi málefni félagsins. Formaður skal í störfum sínum hafa náið samráð við framkvæmdastjóra og upplýsa stjórn um þýðingarmikil mál, er félagið varða. Formaður skal sjá til þess, að stjórnarmenn fái þau gögn á stjórnarfundum sem nauðsynleg eru til þess að þeir geti tekið sjálfstæðar ákvarðanir um þau málefni sem til meðferðar eru og geti rækt starfa sinn sem stjórnarmenn svo vel sem kostur er.
Formaður kemur fram fyrir hönd stjórnar gagnvart starfsmönnum félagsins.
Stjórn ræður framkvæmdastjóra til félagsins. Formaður gerir við hann ráðningarsamning, þar sem m.a. kemur fram starfssvið hans, og veitir honum lausn frá starfi. Ráðningarsamningur skal vera skriflegur.
Allir stjórnarmenn skulu fá eintak af starfsreglum er þeir taka sæti í stjórn félagsins. Þeim skal jafnframt afhent eintak af lögum félagsins. Starfsreglur stjórnar skulu teknar fyrir á fyrsta stjórnarfundi eftir aðalfund. Stjórn getur hvenær sem er á starfstíma sínum endurskoðað og breytt starfsreglum sínum enda hljóti breytingin fylgi meirihluta stjórnar. Stjórnarmenn skulu staðfesta starfsreglurnar með undirritun sinni og skal frumrit þeirra varðveitt í húsakynnum félagsins. Starfsreglurnar skulu gerðar félagsmönnum aðgengilegar og endurskoðendum félagsins sent eintak þeirra.
1. gr.
Starfsreglur þessar taka til hlutverks og verkefna vegna fóstra fyrir fagnefndir innan SAF. Með fóstra er hér átt við þá fulltrúa úr stjórn SAF sem annast samskipti við einstakar fagnefndir innan SAF, þ.m.t. sitja fundi fagnefnda, og þannig stuðla að góðum starfsanda innan fagnefndar og stjórnar og samskiptum þeirra á milli, eins og nánar verður gerð grein fyrir hér að neðan.
2. gr.
Á fyrsta fundi stjórnar SAF í kjölfar aðalfundar samtakanna skal á vettvangi stjórnar tekin ákvörðun um að fela tilteknum stjórnamönnum starf fóstra fyrir hverja fagnefnd SAF. Ef forföll ber til getur fóstri óskað þess að annar stjórnarmaður sitji fund fagnefndar í hans stað. Við ákvörðun um það hver skuli taka að sér slíkt hlutverk fóstra, og gagnvart hvaða fagnefnd, skal gætt að því að reynsla og þekking viðkomandi stjórnarmanns samræmist eins vel og kostur er starfsemi viðkomandi fagnefndar.
3. gr.
Hlutverk fóstra er að tryggja greið upplýsingaskipti á milli stjórnar og fagnefndar SAF og stuðla þannig að greiðum samskiptum þessara aðila. Fóstra ber þannig að kynna fyrir stjórn öll gögn og upplýsingar um sem nefndin telur þörf á að stjórn hafi vitneskju um eða taki til umfjöllunar. Þá skal fóstri tryggja að ályktanir fagnefnda til stjórnar verði teknar til umræðu á vettvangi stjórnar eins fljótt og unnt er og að sama skapi halda fagnefndum upplýstum og framgang þeirra mála innan stjórnar. Einnig skal fóstri sjá til þess að fulltrúar í fagnefndum fái öll gögn og upplýsingar sem stjórnin telur þörf á að fulltrúar í fagnefnd hafi vitneskju um eða taki til umfjöllunar. Eftir sem áður ber fóstra ekki að upplýsa um þær umræður eða mál á vettvangi stjórnar sem trúnaður skal ríkja um.
4. gr.
Þrátt fyrir framangreind hlutverk fóstra um upplýsingamiðlun á milli fagnefndar og stjórnar þá ber viðkomandi fóstri ekki ábyrgð á framgangi mála á vettvangi stjórnar eða ábyrgist ekki á annan hátt afgreiðslu einstakra mála hjá stjórn. Um slíkt gilda bæði starfsreglur stjórnar sem og samþykktir SAF og víkja starfsskyldur fóstra þeim reglum og samþykktum ekki til hliðar.
5. gr.
Fóstri fer ekki með atkvæðisrétt á vettvangi viðkomandi fagnefndar enda situr hann þar eingöngu sem áheyrnarfulltrúi stjórnar. Hann hefur þó bæði tillögurétt og málfrelsi á fundum viðkomandi fagnefndar.
6. gr.
Viðkomandi fóstri í fagnefnd hefur þagnarskyldu um málefni sem hann fær vitneskju um í því starfi sínu í fagnefndinni og leynt skulu fara lögum samkvæmt. Þagnarskylda helst þótt látið sé af starfi fóstra. Eftir sem áður er fóstra heimilt að miðla upplýsingum og gögnum milli fagnefndar og stjórnar í samræmi við áðurgreint hlutverk hans.
© 2025 SAMTÖK FERÐAÞJÓNUSTUNNAR. Allur réttur áskilinn.
